Thuyết trình có vai trò quan trọng trọng việc truyền tải ý tưởng và những điều mong muốn của bản thân đến với người nghe. Để có một bài thuyết trình hay, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, bạn cần phải có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó, phần chuẩn bị và thiết kế có thể quyết định 70% hiệu quả của một bài thuyết trình. Sau đây là 4 bước chuẩn bị và thiết kế cho một bài thuyết trình hay, giúp bạn chinh phục mọi người nghe một cách dễ dàng.
Xác định đối tượng tham gia nghe thuyết trình
Trong binh pháp của Tôn Tử có câu “Tri kỷ tri bỉ, bách chiến bách thắng”, có nghĩa: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Trong thuyết trình cũng vậy, để có một bài thuyết trình hay và thành công thì bạn cần phải tìm hiểu về khán giả – đối tượng lắng nghe của mình. Khi chúng ta càng hiểu về họ thì càng tự tin và đáp ứng được đúng nhu cầu của khán giả. Hơn nữa, bạn có thể gây sự chú ý với họ bằng lồng ghép những vấn đề mà họ quan tâm vào bài thuyết trình. Một trong những bí quyết thành công của nhà diễn thuyết đó là họ luôn luôn ở thế chủ động và làm chủ khán phòng trong mọi tình huống. Vậy tại sao bạn lại không?
Chuẩn bị nội dung thuyết trình
(Cách để giúp bạn chia sẻ thu hút hơn | Nguyễn Hữu Trí Start early)
Chìa khóa để bạn làm chủ bài thuyết trình chính trả lời được các câu hỏi như: mục đích nói của mình là để làm gì, mục tiêu mình nói để được cái gì? Song, những điều hiển nhiên như thế lại thường xuyên bị xem nhẹ và lãng quên. Tuy nhiên, thực tế với những điều càng cơ bản này, ta lại càng phải xác định rõ ràng và không được phép chủ quan.
Bên cạnh đó, khi chuẩn bị nội dung thuyết trình, chúng ta cần xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được. Điều này sẽ giúp người thuyết trình tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong lúc nói.
Đồng thời, việc xây dựng bố cục một cách logic được xem là linh hồn của một bài thuyết trình hay. Thông thường, cấu trúc bài thuyết trình sẽ bao gồm 3 phần: mở đầu, nội dung và kết luận. Với cấu trúc này sẽ mang lại cho người nghe cảm giác có sự phân tích, lập luận và liên kết giữa các nội dung. Đặc biệt, chúng ta đừng quên liệt kê các ý chính, ý phụ và sắp xếp theo trình tự ưu tiên nhằm làm nổi bật mục đích của bài thuyết trình. Hãy chắc chắn rằng các slide trình chiếu đã được trình bày hoàn hảo và không có bất cứ sai sót nào như lỗi chính tả, lỗi hiển thị hình ảnh, đồ thị, âm thanh,…
Ngoài ra, xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình cũng là một điều rất quan trọng. Bởi tâm lý người nghe thường không có nhiều sự kiên nhẫn cho một bài diễn văn quá dài cho dù nó có hấp dẫn đến đâu. Hơn nữa, nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lý để có thể đi sâu vào phần trọng tâm.
Bạn có biết:
- Top 04 phần mềm thuyết trình giúp phần trình bày trở nên chuyên nghiệp
- Bí quyết cải thiện kỹ năng thuyết trình trong 2 tháng – Học viện AYP
Chuẩn bị hình thức thuyết trình
Chuẩn bị về hình thức chỉnh chu là một trong những mảnh ghép quan trọng để kiến tạo nên một bài thuyết trình hay và thuyết phục. Sau đây là một số vấn đề mà bạn cần phải “tươm tất” trước khi diễn ra buổi thuyết trình 1 ngày:
- Về địa điểm: Để lựa chọn một địa điểm lý tưởng cho buổi thuyết trình thì bạn nên dựa vào số lượng người tham gia cũng như nội dung bài thuyết trình.
- Về nội thất: Để tăng hiệu quả truyền đạt thì bạn có thể tận dụng nội thất xung quanh không gian thuyết trình. Chẳng hạn, một bài thuyết trình về nghệ thuật sẽ thật tuyệt vời nếu được diễn thuyết ngoài trời hay một căn phòng trang trí ấn tượng. Hoặc một buổi thuyết trình về khoa học sẽ khiến người ta khó cảm nhận trọn vẹn nếu sắp xếp trong một căn phòng quá cầu kỳ.
- Về thiết bị hỗ trợ: Sau khi lựa chọn địa điểm, hãy đảm bảo rằng có đầy đủ các thiết bị phục vụ cho việc thuyết trình như máy chiếu, bảng trắng, bút, khăn lau bảng,… tại đó. Nếu phải thuê thiết bị hỗ trợ thì bạn nên đặt trước để dễ dàng kiểm tra chất lượng và lựa chọn giá cả hợp lý. Trước khi buổi thuyết trình diễn ra khoảng 30 – 45 phút, hãy kiểm tra lại một lần nữa xem các thiết bị có hoạt động tốt không.
- Về trang phục: Bạn nên chuẩn bị sẵn trang phục mà mình sẽ mặc trước 1 ngày khi buổi thuyết trình diễn ra. Trang phục thuyết trình cần đảm bảo tính kín đáo, lịch sự và nhã nhặn.
Chuẩn bị tâm lý thuyết trình
(Làm sao để không run khi nói chuyện hay thuyết trình trước đông người? | Huynh Duy Khuong)
Chuẩn bị tâm lý thuyết trình bằng cách tập luyện là một bí quyết lớn làm nên thành công của các nhà thuyết trình tài ba trên thế giới. Trong đó, những bài giới thiệu bất hủ về các sản phẩm Apple của Steve Jobs là một dẫn chứng tiêu biểu. Vì vậy, không có lý do gì để bạn bỏ qua khâu này nếu mong muốn có một bài thuyết trình hay và thuyết phục.
Hãy thường xuyên rèn luyện kỹ năng thuyết trình bằng việc đứng trước gương. Hãy điều chỉnh giọng nói để bài thuyết trình của mình chuyên nghiệp hơn. Bạn cũng nên tập thở bằng bụng để hơi được dài hơn, thường xuyên đọc văn và hành văn để có “lời hay ý đẹp”, đồng thời cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Bên cạnh ngôn ngữ thì việc sử dụng ngôn ngữ cơ thể như ánh mắt, nụ cười,… cũng có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đừng quên đặt ra những tình huống giả định và tập giải quyết. Khi thực hiện bài thuyết trình mẫu hãy bấm thời gian để chắc chắn rằng bạn không nói quá dài hay quá ngắn.
Lưu ý, để việc chuẩn bị tâm lý thuyết trình tốt nhất, bạn nên rèn luyện kỹ năng thuyết trình lâu dài thông qua việc cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu lạc bộ,…
Đối với thuyết trình, làm thế nào để thu hút người nghe, làm thế nào để truyền đạt trọn vẹn nội dung đến người nghe đó là cả một nghệ thuật. Với 4 bước chuẩn bị và thiết kế cho một bài thuyết trình trên đây, chúng tôi tin chắc bạn sẽ có một buổi thuyết trình thành công như mong đợi.
Có thể bạn quan tâm: KHÓA HỌC KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH – PUBLIC SPEAKING
