quan-ly-du-an

Quản lý dự án là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức hay cá nhân nào. Bất kể bạn đang bắt đầu một dự án nhỏ hay điều hành một dự án lớn, việc quản lý hiệu quả sẽ giúp đảm bảo tiến độ, tiết kiệm tài nguyên và mang lại kết quả như đã đặt ra.

Một trong những yếu tố then chốt để quản lý dự án thành công chính là giao tiếp hiệu quả. Trong bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tế, Trainer Huỳnh Duy Khương sẽ chia sẻ 5 bước quản lý dự án và cách mà giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mỗi bước để đảm bảo sự thành công.

Quản lý dự án là gì? Vai trò của Project Manager

Quản lý dự án là quá trình điều phối các tài nguyên như con người, thời gian, và tài chính để đạt được mục tiêu đề ra. Quản lý dự án là một kỹ năng không thể thiếu đối với mọi tổ chức hoặc cá nhân muốn đạt được mục tiêu một cách hiệu quả.

quan-ly-du-an

Mỗi dự án đều cần một người chịu trách nhiệm chính, gọi là Người quản lý dự án – Project Manager (PM). Vai trò của một Project Manager không chỉ là giám sát tiến độ của dự án mà còn phải lãnh đạo đội ngũ, giải quyết các vấn đề phát sinh và có sự điều chỉnh hợp lí và kịp thời trong quá trình thực thi để đảm bảo dự án đạt được những yêu cầu ban đầu. Và để làm tốt điều này, giao tiếp đóng vai trò then chốt trong việc truyền đạt thông tin, thống nhất các mục tiêu và giải quyết các xung đột phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.

Quản lý dự án là một nhiệm vụ đầy thử thách. Theo Standish Group Report 2020, có tới khoảng 70% các dự án không đáp ứng được các tiêu chí về thời gian, ngân sách và mục tiêu đặt ra ban đầu [1]. Để tăng khả năng đưa dự án của bạn vào trong nhóm 30% thành công, hãy tìm hiểu về 5 bước dưới đây để quản lý dự án một cách hiệu quả nhé.

5 Bước Quản lý Dự án Hiệu Quả

Dự án có thể ở nhiều mức độ phức tạp khác nhau, nhưng nhìn chung thì 5 bước sau đây là những giai đoạn chính mà bạn có thể áp dụng vào để quản lý dự án bất kì. Bạn có thể xem thêm video dưới đây về những mẹo để quản lý dự án hiệu quả từ anh Huỳnh Duy Khương.

Bước 1: Xác định mục tiêu và thời gian rõ ràng

Xác định mục tiêu là một trong những yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu một dự án. Giao tiếp hiệu quả giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu và đồng thuận về mục tiêu cuối cùng. Điều này đặc biệt quan trọng để tránh những hiểu lầm hoặc xung đột khi dự án tiến triển.

Khi thiết lập mục tiêu, Project Manager cần trao đổi với các bên liên quan như cấp trên, khách hàng, và đội ngũ của mình để hiểu rõ mong muốn và yêu cầu của họ. Không chỉ dừng lại ở việc xác định rõ Key Performance Indicators (KPI), người quản lý còn phải giải thích lý do tại sao dự án này quan trọng, vai trò của từng thành viên và cách mà dự án này phù hợp với chiến lược lớn hơn của công ty.

Một lỗi phổ biến là Project Manager không xác định rõ các KPI và mục tiêu ngay từ đầu, dẫn đến việc các thành viên trong đội ngũ mỗi người hiểu theo một ý khác nhau. Điều này làm cho dự án mất phương hướng, kéo dài thời gian hoàn thành và đôi khi không đạt được mục tiêu đã đề ra.

Ví dụ trong một dự án xây dựng website thương mại điện tử, Project Manager không thông báo rõ ràng các mục tiêu chính là số lượng sản phẩm hiển thị hay tính năng thanh toán. Kết quả là, đội ngũ phát triển dành nhiều thời gian cho những tính năng ít quan trọng hơn như mini game lấy voucher giảm giá, khiến dự án kéo dài hơn dự kiến. Khi nhận ra vấn đề, đội ngũ phải làm lại một số phần, gây ra chậm trễ và vượt ngân sách ban đầu.

quan-ly-du-an

Một yếu tố khác quan trọng trong bước đầu quản lý dự án là thiết lập thời gian hoàn thành và các cột mốc quan trọng (milestones). Mỗi dự án nên được chia nhỏ thành các giai đoạn với các mốc thời gian cụ thể, giúp theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng công việc luôn đi đúng hướng. Việc xác định các cột mốc này tạo ra sự rõ ràng trong việc phân chia công việc và tạo động lực cho đội ngũ khi hoàn thành từng giai đoạn nhỏ.

Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, Project Manager cần giao tiếp với khách hàng và đội ngũ phát triển để hiểu rõ những tính năng chính mà phần mềm cần có. Tiếp theo, các cột mốc được đặt ra, chẳng hạn như:

  • Tháng 1: Hoàn thành bản thiết kế giao diện (UI/UX).
  • Tháng 2: Hoàn thành tính năng cốt lõi của phần mềm.
  • Tháng 3: Bắt đầu quá trình thử nghiệm nội bộ.
  • Tháng 4: Chính thức ra mắt sản phẩm.

Các cột mốc này không chỉ giúp phân chia công việc mà còn đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm đều hiểu rõ trách nhiệm của mình và thời gian hoàn thành. Giao tiếp rõ ràng giúp mọi người nắm bắt được tiến độ, điều chỉnh kịp thời nếu có bất kỳ sự chậm trễ nào xảy ra.

Một sai lầm phổ biến là là không chia nhỏ dự án thành các cột mốc cụ thể hoặc không xác định rõ thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn. Điều này khiến cho việc theo dõi tiến độ trở nên khó khăn và có thể dẫn đến chậm trễ mà không được nhận ra kịp thời.

Bước 2: Giao nhiệm vụ cho nhóm

Sau khi đã xác định mục tiêu, bước tiếp theo là phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Tại đây, giao tiếp đóng vai trò quan trọng để đảm bảo rằng mỗi thành viên đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình, những kỳ vọng từ Project Manager, và làm sao để hoàn thành nhiệm vụ đó trong thời gian quy định.

Khi giao nhiệm vụ, Project Manager cần giao tiếp một cách rõ ràng và minh bạch. Điều này không chỉ giúp các thành viên biết mình phải làm gì mà còn giúp họ cảm thấy cam kết với dự án. Đồng thời, sự giao tiếp cởi mở giữa Project Manager và đội ngũ cũng giúp giải quyết các thắc mắc, ngăn những hiểu lầm có thể dẫn đến việc hoàn thành sai nhiệm vụ hoặc trễ hạn.

Khi người Project Manager không phân công rõ ràng nhiệm vụ của từng thành viên trong đội ngũ, họ có thể bị lẫn lộn về vai trò của mình hoặc thậm chí có thể có sự chồng chéo nhiệm vụ giữa các thành viên. Điều này sẽ gây ra sự lãng phí về thời gian và công sức khi có một số việc bị lặp lại bởi nhiều người, trong khi việc khác lại bị bỏ sót.

quan-ly-du-an

Kanban Board là công cụ hữu dụng để phân chia và theo dõi những đầu việc

Bước 3: Phân công vai trò dựa trên năng lực từng thành viên

Hiểu rõ khả năng của từng thành viên trong nhóm và phân công vai trò dựa trên năng lực của họ là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Giao tiếp liên tục với các thành viên giúp Project Manager có được cái nhìn rõ hơn về kỹ năng, kinh nghiệm, và kỳ vọng của từng người.

Thông qua các buổi thảo luận, Project Manager có thể hiểu rõ hơn về mong muốn phát triển của từng cá nhân và phân chia công việc phù hợp với khả năng của họ. Giao tiếp cởi mở cũng giúp các thành viên cảm thấy mình được lắng nghe và quan tâm, tạo động lực để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.

Một sai lầm mà người quản lý hay mắc phải đó là giao công việc không phù hợp với năng lực của nhân viên. Nếu bạn giao một nhiệm vụ quá khó cho một nhân viên còn mới và chưa quen việc, họ sẽ cảm thấy hoang mang khi phải bơi trong công việc mà không biết cách làm như thế nào. Ngược lại, nếu giao nhiệm vụ dễ và mang tính lặp đi lặp lại cho nhân viên có chuyên môn cao và thích sáng tạo, thì họ sẽ cảm thấy như mình bị coi thường và chán công việc.

quan-ly-du-an

Bạn có thể tự hỏi bản thân 4 câu hỏi sau đây để xác định người nhân viên phù hợp với công việc nào:

  • Nhân viên này đã từng thành công trong các nhiệm vụ tương tự trước đây chưa?

Câu hỏi này giúp bạn đánh giá liệu nhân viên có kinh nghiệm và đã thể hiện khả năng tốt trong các nhiệm vụ tương tự hay không. Nếu nhân viên đã từng hoàn thành tốt các nhiệm vụ liên quan, họ có khả năng tiếp tục làm tốt.

  • Điểm mạnh và kỹ năng đặc biệt của nhân viên này là gì?

Việc xác định điểm mạnh giúp bạn giao đúng nhiệm vụ phù hợp với khả năng nổi trội của họ, giúp tối ưu hóa năng suất.

  • Nhân viên này cần phát triển kỹ năng nào?

Điều này giúp bạn nhận ra những khía cạnh mà nhân viên cần cải thiện và xem liệu có nên giao cho họ một nhiệm vụ thử thách mới để giúp phát triển kỹ năng của họ hay không. Điều này có thể hỗ trợ trong việc xây dựng lộ trình phát triển dài hạn cho nhân viên.

  • Nhân viên này có cam kết và tự chủ trong công việc không?

Sự tự chủ và cam kết của nhân viên là yếu tố quan trọng khi giao nhiệm vụ. Nếu họ là người có tính chủ động và trách nhiệm, bạn có thể giao cho họ các công việc yêu cầu sự độc lập và ít cần giám sát. Ngược lại, nếu nhân viên còn cần cầm tay chỉ việc, thì hãy giao cho họ việc đơn giản hơn, để họ có thể từ từ học cách làm việc độc lập.

Bước 4: Theo dõi tiến độ và điều chỉnh kế hoạch khi cần

Khi dự án đã bước vào giai đoạn triển khai, đó cũng là lúc mà người Project Manager cũng phải làm việc chăm chỉ như đội ngũ của mình. Vai trò của bạn lúc này là theo dõi tiến độ dự án để phát hiện những vấn đề và có sự điều chỉnh kịp thời.

Giao tiếp thường xuyên là chìa khóa giúp Project Manager theo dõi tiến độ dự án và phát hiện những vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành trở ngại lớn. Trong quá trình dự án diễn ra, việc tổ chức các buổi họp cập nhật tiến độ là cần thiết để theo dõi xem liệu các nhiệm vụ đang được hoàn thành đúng hạn hay không và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.

Khi phát hiện bất kỳ khó khăn nào, Project Manager cần giao tiếp rõ ràng và nhanh chóng với các thành viên để tìm ra nguyên nhân và giải pháp. Điều này có thể là gia hạn thời gian cho một số nhiệm vụ hoặc hỗ trợ thêm nguồn lực cho các thành viên gặp khó khăn.

quan-ly-du-an

Một sai lầm mà người quản lý dự án có thể mắc phải là khi dự án bị trễ tiến độ, họ chỉ hối thúc các thành viên mà không để ý tới khối lượng công việc hiện tại của mỗi người. Một người nhân viên đang bị quá tải do đang phải làm nhiều dự án khác nhau, và cùng một lúc bị hối thúc và khiển trách bởi nhiều Project Manager khác nhau, người nhân sự đó sẽ bị quá tải (burnout). Điều này sẽ gây ra stress với bản thân người đó, và ảnh hưởng tới khả năng làm việc, khiến dự án càng bị trễ tiến độ.

Tình huống này rất có thể là biểu hiện của việc bị thiếu nguồn lực về nhân sự cho dự án. Lúc này, Project Manager cần trao đổi kịp thời với nhóm và với từng thành viên để hiểu rõ vấn đề về khối lượng công việc của họ, sau đó đề xuất lên cấp trên các giải pháp như tăng cường nhân lực hoặc kéo dài thời hạn hoàn thành.

quan-ly-du-an

Gantt Chart là công cụ phổ biến để theo dõi tiến độ dự án

Gantt Chart là công cụ phổ biến nhất để theo dõi tiến độ dự án. Nó cho bạn một cái nhìn tổng thể cũng như chi tiết về tiến độ thực tế so với kế hoạch đã đề ra. Theo dõi tiến độ dự án qua Gantt Chart thường xuyên sẽ giúp bạn nhìn ra vấn đề sớm để tìm cách xử lý, tránh việc phát hiện ra khi đã quá muộn.

Bước 5: Đánh giá và rút kinh nghiệm sau khi dự án hoàn thành

Sau khi hoàn thành dự án là lúc có thể ăn mừng. Nhưng sau đó hãy ngồi lại với nhau để cùng nhìn lại dự án. Đây là một việc tưởng như là dư thừa, nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong sự thành bại của những dự án trong tương lai

Một nghiên cứu từ Harvard Business Review chỉ ra rằng các tổ chức không thực hiện việc đánh giá dự án sau khi hoàn thành thường sẽ gặp thất bại tương tự trong các dự án tương lai với xác suất lên đến 70% [2].

Lý do là những dự án khác nhau của một công ty có thể do nhiều Project Manager khác nhau phụ trách. Nếu những kinh nghiệm của người quản lý dự án trước không được lưu trữ lại và tổng hợp thành những bài học, thì có khả năng là những sai lầm sẽ bị lặp lại ở dự án mới. Đây là một sai lầm phổ biến trong quản lý dự án.

quan-ly-du-an

Sau khi dự án kết thúc, việc đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm là điều không thể thiếu. Giao tiếp cởi mở trong quá trình này giúp tất cả các thành viên chia sẻ quan điểm và cảm nhận của mình về dự án. Điều này giúp Project Manager hiểu được những gì đã diễn ra tốt đẹp, cũng như những vấn đề cần khắc phục trong tương lai.

Sau khi đã rút ra được những gì làm tốt và bài học từ những sai lầm, hãy tổng hợp lại thành một tài liệu về dự án và lưu trữ nó. Mục đích là để sau này bạn có thể tìm lại và từ những kinh nghiệm đó, có cho mình hướng giải quyết những khó khăn trong các dự án ở tương lai.

Buổi đánh giá cần phải có sự tham gia của toàn bộ nhóm, nơi mọi người có thể đóng góp ý kiếnchia sẻ kinh nghiệm một cách cởi mở. Không chỉ là tìm ra những sai sót, mà việc công nhận những đóng góp và thành công của các thành viên cũng là một phần quan trọng trong buổi đánh giá. Điều này không chỉ giúp họ cảm thấy được tôn trọng mà còn tăng động lực cho các dự án tiếp theo.

2 Kỹ năng Quan trọng Nhất của một Project Manager:

Kỹ năng Giao tiếp

Các bạn có thể thấy rằng trong 5 bước của việc quản lý dự án, giao tiếp thường xuyên và hiệu quả là một yếu tố không thể thiếu của một Project Manager.

Kỹ năng giao tiếp là yếu tố quyết định sự thành công của một dự án bất kì. Trong mỗi bước của quy trình quản lý dự án, từ việc xác định mục tiêu, phân chia công việc đến theo dõi tiến độ và rút kinh nghiệm, giao tiếp là chìa khóa giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong đội và giữa các bên liên quan.

Không chỉ là việc truyền đạt thông tin, giao tiếp hiệu quả còn giúp xây dựng sự tin tưởng, gắn kết trong đội ngũ và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng. Project Manager giỏi không chỉ trao đổi với cấp trên mà còn biết cách lắng nghe và hỗ trợ các thành viên cấp dưới, giúp họ hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.

quan-ly-du-an

Kỹ năng Phối hợp với con người (People skill)

Quản lý dự án là một hành trình phát triển liên tục. Để trở thành một Project Manager xuất sắc, bạn cần không ngừng phát triển khả năng phối hợp với con người của mình để có thể dẫn dắt đội nhóm để hoàn thành những dự án.

Khả năng làm việc với con người không chỉ giúp bạn hoàn thành các dự án hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội thăng tiến trong tương lai. Việc dẫn dắt nhân sự không chỉ dừng lại ở việc quản lý công việc của nhân viên, mà là giúp nhân viên hiểu được lý do của những việc họ làm, từ đó khiến họ có thái độ tích cực để đóng góp những ý tưởng cho công việc và đạt mục tiêu chung của đội nhóm. Vậy nên việc trò chuyện và tìm hiểu về mong muốn và thế mạnh của từng nhân viên sẽ là yếu tố quan trọng của một người quản lý.

Tóm lại những ý quan trọng cần nhớ

Quản lý dự án mặc dù là một việc có thể gây ra sự bối rối cho những người mới lên làm quản lý, thậm chí là những người đã làm được một thời gian, bạn hoàn toàn có thể giúp công việc quản lý dự án của mình trở nên đơn giản hơn khi thực hành 5 bước chính:

  1. Xác định mục tiêu và thời gian rõ ràng: Giao tiếp chặt chẽ với các bên liên quan để xác định KPI và mốc thời gian cụ thể.
  2. Giao nhiệm vụ cho nhóm: Đảm bảo từng thành viên hiểu rõ vai trò và kỳ vọng.
  3. Phân công dựa trên năng lực: Giao việc phù hợp với thế mạnh từng người.
  4. Theo dõi tiến độ và điều chỉnh: Kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh.
  5. Đánh giá và rút kinh nghiệm: Tổng kết bài học sau dự án để cải thiện cho lần sau.

Xuyên suốt quá trình quản lý dự án, bạn cần phải duy trì việc giao tiếp thường xuyên và hiệu quả với đội nhóm của mình để có thể đảm bảo dự án đi đúng tiến độ. Cũng như khả năng giao việc và làm việc với con người để cùng lúc giúp dự án chạy thành công cho công ty và cũng giúp nhân viên phát triển theo đúng thế mạnh và mong muốn của họ.

Khóa học Public Speaking và Underground Leader của anh Huỳnh Duy Khương

Đọc tới đây, chắc là bạn đã nhận thấy được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp và làm việc với con người trong việc quản lý dự án rồi phải không?

Nếu bạn đang cảm thấy có những trở ngại khi giao tiếp trong công việc (chẳng hạn như khó khăn khi trao đổi thông tin, gặp hiểu nhầm và mâu thuẫn với đồng nghiệp,…) cũng như cảm thấy áp lực mỗi khi cần thuyết trình, báo cáo với cấp trên, bạn nói dài dòng, lan man mà sếp vẫn không nắm được ý của bạn, thì bạn có thể tham khảo khóa học Public Speaking được giảng dạy bởi anh Huỳnh Duy Khương.

Trong việc quản lý dự án, những vấn đề khó giải quyết nhất thường liên quan tới con người, bởi vì mỗi người đều có khả năng và mong muốn riêng của họ. Vậy nên sự phối hợp và làm việc với con người là một phần rất quan trọng nhưng lại thử thách nhất trong quản lý dự án.

quan-ly-du-an

Nếu bạn mới lên làm quản lý hoặc đã làm một thời gian và gặp khó khăn khi giao việc và tạo động lực cho nhân viên, hãy tìm hiểu về khóa học Underground Leader. Khóa học này được thiết kế đặc biệt để giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp nói chuyện thuyết phục, lãnh đạo đội ngũ và xử lý những thách thức khi phối hợp làm việc với con người mà một Project Manager thường gặp phải.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc quản lý và dẫn dắt những đội nhóm để hoàn thành nhiều dự án khác nhau, anh Huỳnh Duy Khương sẽ cho bạn những kỹ năng cần thiết trong việc lãnh đạo đội nhóm để hoàn thành dự án một cách thành công.