CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN THEO THỨ TỰ ƯU TIÊN (PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER)
TẠI SAO CHÚNG TA PHẢI HỌC CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN?
Lấy ví dụ về thời gian bị lãng phí trong một ngày (gần đúng):
Chơi game: 2 tiếng. Xem phim: 1.5 tiếng. Facebook, đọc báo…: 2 tiếng. Ngủ nướng: 1 tiếng.
Như vậy, 1 ngày: lãng phí 6.5 tiếng
1 năm: 6.5 x 365 = 2372.5 giờ = 99 ngày
4 năm Đại học: 99 x 4 = 396 ngày = 1 năm 1 tháng
Hãy tưởng tượng với hơn 1 năm đó bạn đã có thể làm được bao nhiều thứ rồi?
Quản lý thời gian chính là cách để giảm đến mức thấp nhất sự lãng phí đó.
Bạn sẽ gần như không bao giờ rơi vào cảnh “nước tới chân mới nhảy“. Bạn không bị căng thẳng, rối loạn vì “deadline“. Hiệu quả công việc luôn ở mức cao. Bạn làm việc chính xác hơn, đầy đủ hơn và quan trọng là NHANH hơn cực kỳ nhiều.
Bạn sẽ có một cuộc sống hoàn thiện hơn, khi vừa hoàn thành tốt công việc, vừa có thời gian phục vụ các sở thích nho nhỏ như: chơi thể thao, du lịch, vẽ tranh, học tiếng pháp, tiếng nhật…
Bạn sẽ hiểu ra được cái gì thực sự quan trọng với mình, cái gì không để sống một cuộc đời đầy ý nghĩa.
Đó chính là sức mạnh của kỹ năng quản lý thời gian – Điều mà trường Đại học không dạy bạn nhưng khi phỏng vấn xin việc lại luôn được nhà tuyển dụng yêu cầu.
PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THỜI GIAN EISENHOWER
Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Ông đề xuất dùng ma trận để quản lý thời gian và sắp xếp công việc ( gọi tên là Ma trận Eisenhower)
Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ:
P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp
*P= Priority: Sự ưu tiên
Để sắp xếp công việc vào 4 cấp độ trên bạn cần trả lời 2 câu hỏi:
- Việc này có quan trọng không?
- Nó có khẩn cấp không?
P1 – Quan trọng, khẩn cấp
Bạn phải làm ngay vì chúng rất quan trọng và khẩn cấp. Có 3 loại việc được xếp vào cấp độ này:
- Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp hoặc khách hàng, email công việc…
- Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân…
- Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn bài thuyết trình, ôn thi sát…
Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2. Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu tới tối đa bằng cách chuyển chúng thành việc P2 (quan trọng, không khẩn cấp)
Nếu bạn đã từng trải qua, hãy học cách làm cho chúng không xảy ra nữa. 4 năm đại học, bạn có thể tặc lưỡi cho qua, nhưng nó sẽ hình thành thói quen xấu khó sửa. Bạn không thể dồn việc mãi như vậy tới hết đời.
P2 – Quan trọng, không khẩn cấp
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Ví dụ:
- Ôn thi từ đầu học kỳ
- Đọc sách
- Học tiếng anh
- Tập thể dục
Nếu bạn đang làm việc P2 nhưng có việc P1 xuất hiện, hãy hoàn thành việc P1. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1 hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc P2. Đừng để sang ngày hôm sau!
P3 – Không quan trọng, khẩn cấp
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được chúng. Ví dụ:
- Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp.
- Tin nhắn từ đám bạn.
- Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học bài.
Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt. Hãy học cách kết thúc các cuộc điện thoại, tin nhắn một cách lịch sự. Học cách từ chối khéo léo…để giảm thời gian cho những việc này.
P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp
Bạn không hoặc chỉ dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4. Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể.
Ví dụ:
- Check Facebook
- Xem video giải trí trên Youtube
- Xem phim
- Đọc truyện tranh
Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem chương trình ca nhạc này có giúp tôi nhiều trong việc chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp tôi học giỏi không? Tôi có nhất thiết phải xem phim này không, để tháng sau coi có được không?
Những người lười biếng thường trả lời “Có” và tìm cách biện hộ cho điều này. Chẳng hạn như họ nói chơi game có thể học được tiếng anh, nhưng nếu so sánh 1 giờ chơi game với 1 giờ tập trung học tiếng anh thành tựu đạt được trong tiếng anh khác biệt hoàn toàn. Chơi game có thể giúp họ học bập bõm được vài từ mới, nhưng họ không thể biết được cách phát âm chính xác, cách sử dụng từ đó trong câu như thế nào, những từ đồng nghĩa, trái nghĩa, có thành ngữ nào liên quan hay không…
PHÂN BỐ THỜI GIAN
Dưới đây là một cách phân bố phù hợp với các cấp độ của phương pháp quản lý thời gian này:
- P1: ~15% – 20%
- P2: ~60% – 65%
- P3: ~10% – 15%
- P4: < 5%
GHI CHÉP
Bạn cần có 1 cuốn sổ ghi chép công việc hoặc các phần mềm tương tự trên máy tính hoặc điện thoại để lập ra ma trận Eisenhower hàng ngày. Khi làm xong việc nào, bạn đánh dấu tích vào, lúc này bạn sẽ tận hưởng được cảm giác hoàn thành công việc. Nó rất tuyệt vời.
ỨNG DỤNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ THỜI GIAN
Bạn có thể dùng các ứng dụng online quản lý thời gian dưới đây để sắp xếp việc vào cấp độ phù hợp
My Effectiveness: To do, Tasks ( dành cho hệ điều hành Anroid)
Ứng dụng quản lý thời gian này giúp bạn quyết định mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc bằng ma trận Eisenhover (mục First Things First). Nó cũng có nhiều chức năng khác giúp bạn quản lý công việc hiệu quả:
- My Misson: Thiết lập sứ mệnh
- My Influence: Loại bỏ những xao nhãng
- Life Roles: Xác định vai trò trong cuộc sống
- Week plan: Tạo kế hoạch theo tuần.
Google Note: Ứng dụng ghi chú của Google. Có thể tạo được các check list công việc, cho những ai thích sự đơn giản
Eisenhower App( dành cho hệ điều hành iOS)
LƯU Ý
Có những việc không hẳn nằm hoàn toàn trong 4 cấp độ trên. Tùy thời điểm, mục đích mà nó được phân bố vào các cấp độ khác nhau. Ví dụ: Xem phim được xếp vào:
- P2: Khi mục đích của bạn là học tiếng anh. Nghe thấy từ mới ghi lại, học cách phát âm, sử dụng. Tạo Flash Card cho từ đó. Nghe đi nghe lại những chỗ chưa nghe được. Học các nối âm, đọc lướt trong phim. Học văn hóa của họ. Bạn có thể cần tải phụ đề để hỗ trợ nghe khi cần.
- P4: Khi mục đích của bạn là giải trí mà bạn cần phải hoàn thành một đống bài tập.
Tương tự game cũng có những loại dành cho học tiếng anh thì hãy xếp vào P2. Xem các game của Hội Đồng Anh (British Council): https://learnenglish.britishcouncil.org/en/games.
Giải trí là cần thiết, nhưng bạn cần tránh các loại giải trí gây nghiện trong lúc đang chinh phục mục tiêu. Bạn có thể thưởng cho mình vài giờ xem phim khi đã hoàn thành được những mục tiêu đề ra trong tuần, tháng…nhưng đừng sa đà.
Chúc bạn sớm thành công trong việc quản lý thời gian, hãy chia sẻ thành quả mình làm được với chúng tôi nhé!
Xem thêm: Bí kíp xử lý nhanh, tiêu diệt gọn cơn nghiện Facebook
7 Kỹ năng mềm cho sinh viên để thành công trong mọi công việc
Nguồn: Nguyễn Viết Vũ
[gdlr_styled_box content_color=”#ffffff” background_color=”#ff6000″ corner_color=”#ff6000″ ] Một bài viết thật khó để chia sẻ hết những bài học, kiến thức dành riêng cho sinh viên mà đội ngũ Admin AYP còn ấp ủ. Điều chúng tôi mong muốn chính là đem tinh thần “DẤN THÂN” và “HÀNH ĐỘNG” lan tỏa tới cộng đồng và giúp sinh viên tìm thấy con đường đi đúng đắn. Dưới đây là chương trình MIỄN PHÍ Awaken Your Power tổ chức suốt 8 năm qua và đã thay đổi cuộc sống của hơn 100.000 sinh viên TpHCM: Khóa học vì cộng đồng “THIẾT KẾ THỜI SINH VIÊN TUYỆT VỜI”!
+ Thị trường ngoài kia đang cần gì? Bạn có gì để đáp ứng được nhu cầu đó?
+ Làm sao để vừa học, làm, yêu, trải nghiệm khi 1 ngày chỉ có 24 tiếng và 4 năm trôi qua một cái vèo?
+ Tìm đúng và trúng nguyên nhân khiến mình bấy lâu nay luôn tự ti, trì hoãn,… từ đó tìm hiểu về 7 thói quen của người hiệu quả để cuộc sống sinh viên trở nên tích cực hơn rất nhiều.
Chỉ 4 tiếng đồng hồ nhưng chúng tôi sẽ giúp các bạn tìm thấy câu trả lời này. Chương trình không dạy cách làm giàu, không bắt phải đóng phí hay ràng buộc bạn bất cứ điều gì. Giá trị lớn nhất chúng tôi muốn là giúp bạn nhận ra như thế nào mới đúng là một thời sinh viên tuyệt vời.
Đừng bỏ lỡ cơ hội này, chương trình hoàn toàn MIỄN PHÍ và chỉ còn 20 suất tham dự thôi![/gdlr_styled_box]
Địa điểm: 33 Đặng Dung, Q1, TpHCM
Thời gian ghi rõ trong form đăng ký
