Ưu tiên điều quan trọng là gì?
Ưu tiên điều quan trọng là một khái niệm được Stephen Covey giới thiệu trong cuốn sách “7 Thói quen hiệu quả” (The 7 Habits of Highly Effective People). Khái niệm này nhấn mạnh việc tập trung vào những nhiệm vụ và hoạt động mang lại giá trị lâu dài, thay vì để mình bị cuốn vào những việc khẩn cấp nhưng không thực sự quan trọng.
Trong thực tế, ưu tiên điều quan trọng có nghĩa là:
- Xác định các công việc có tác động lớn: Thay vì phản ứng với những tình huống cấp bách hàng ngày, bạn cần tìm ra những nhiệm vụ nào thực sự tạo ra sự thay đổi và đóng góp vào mục tiêu dài hạn của bạn.
- Sắp xếp công việc theo tầm quan trọng và giá trị: Covey đề xuất sử dụng ma trận quản lý thời gian, phân chia công việc thành 4 loại:
- Việc quan trọng và khẩn cấp
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Việc khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Việc không khẩn cấp và không quan trọng
Cốt lõi của thói quen 3 là tập trung vào các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp như lập kế hoạch, phát triển bản thân, và xây dựng các mối quan hệ bền vững. Khi làm được điều này, bạn sẽ có khả năng làm việc ít hơn nhưng hiệu quả hơn, duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
7 Thói quen hiệu quả là gì?
“7 Thói quen hiệu quả” là những nguyên tắc được Stephen R. Covey giới thiệu trong cuốn sách nổi tiếng “The 7 Habits of Highly Effective People”. Đây là những thói quen giúp cá nhân phát triển toàn diện, đạt được sự thành công và cân bằng trong cuộc sống. Bên dưới là tóm tắt về 7 thói quen hiệu quả:
- Thói quen 1: Chủ động (Be Proactive)
- Hãy chịu trách nhiệm cho cuộc đời mình và đưa ra những quyết định dựa trên giá trị và mục tiêu của bản thân, thay vì bị ảnh hưởng bởi hoàn cảnh bên ngoài.
- Thói quen 2: Bắt đầu với mục tiêu cuối cùng trong tâm trí (Begin with the End in Mind)
- Xác định rõ mục tiêu dài hạn và hình dung ra kết quả bạn muốn đạt được, sau đó lập kế hoạch để đi đến kết quả đó.
- Thói quen 3: Ưu tiên điều quan trọng (Put First Things First)
- Quản lý thời gian và công việc theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, thay vì chỉ xử lý những việc khẩn cấp.
- Thói quen 4: Tư duy cùng thắng (Think Win-Win)
- Tìm kiếm giải pháp đôi bên cùng có lợi trong mọi tình huống, xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững thay vì cạnh tranh và loại trừ lẫn nhau.
- Thói quen 5: Lắng nghe để thấu hiểu, sau đó được thấu hiểu (Seek First to Understand, Then to Be Understood)
- Hãy lắng nghe với sự đồng cảm trước khi trình bày quan điểm của mình. Sự thấu hiểu sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn và tạo ra sự tin tưởng.
- Thói quen 6: Cùng tạo giá trị mới (Synergize)
- Làm việc nhóm hiệu quả bằng cách tận dụng sức mạnh của sự đa dạng và kết hợp các ý tưởng khác nhau để tạo ra kết quả vượt trội hơn so với từng cá nhân.
- Thói quen 7: Trau dồi bản thân (Sharpen the Saw)
- Dành thời gian cho việc phát triển và chăm sóc bản thân ở cả 4 khía cạnh: thể chất, tinh thần, trí tuệ và cảm xúc để duy trì sự cân bằng và hiệu quả lâu dài.
Những thói quen này không chỉ giúp cá nhân cải thiện năng lực và hiệu suất công việc, mà còn tạo ra nền tảng vững chắc để đạt được thành công trong cuộc sống.
Lợi ích của việc Ưu tiên điều quan trọng
Việc áp dụng Thói quen 3 – Ưu tiên điều quan trọng sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn:
1. Giảm thời gian làm việc nhưng vẫn đạt hiệu quả cao
Khi bạn xác định được đâu là những việc quan trọng sẽ giúp bạn đạt được kết quả, bạn sẽ tập trung làm việc đó mà không cần lăn tăn những việc lặt vặt khác. Hiệu suất công việc sẽ tăng lên mà không cần đầu tư quá nhiều thời gian. Bằng cách loại bỏ các công việc “khẩn cấp – ít quan trọng” và “không khẩn cấp – không quan trọng”, bạn sẽ cảm thấy ít áp lực hơn và đạt được mục tiêu dễ dàng hơn.
Ví dụ: Bạn là một nhân viên marketing với nhiều nhiệm vụ hàng ngày như trả lời email và tham gia các cuộc họp không quan trọng. Bạn quyết định giảm bớt thời gian cho các nhiệm vụ này và tập trung vào lập kế hoạch chiến lược, đây mới là việc giúp bạn đạt được kết quả mà không cần tăng giờ làm việc.
2. Cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân
Ưu tiên điều quan trọng giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Bạn biết đâu là việc không quan trọng, không cần dành thời gian và biết đâu là việc quan trọng để tập trung làm và dành thêm thời gian cho điều đó. Điều này giúp bạn duy trì sự cân bằng, giảm căng thẳng và kiệt sức. Bạn có thêm nhiều thời gian rảnh để chăm sóc bản thân và gia đình của mình.
Ví dụ: Bạn sắp xếp thời gian làm việc hợp lý và dành thời gian cho gia đình và tập thể dục. Điều này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn cải thiện sức khỏe và các mối quan hệ.
3. Tạo ra kết quả bền vững và vượt trội
Bằng cách ưu tiên điều quan trọng, bạn đầu tư vào những công việc mang lại giá trị lâu dài. Dù không tạo ra kết quả ngay nhưng là tiền đề giúp duy trì, phát triển bản thân và sự nghiệp của bạn một cách toàn diện, vượt trội và bền vững, thay vì chỉ làm những việc tạo ra kết quả tức thời.
Ví dụ: Bạn là một doanh nhân khởi nghiệp, công việc mang lại giá trị lâu dài bạn cần tập trung vào là phát triển quan hệ đối tác, lên chiến lược và nghiên cứu thị trường.
Lộ trình chi tiết rèn luyện kỹ năng Ưu tiên điều quan trọng
Việc rèn luyện thói quen Ưu tiên điều quan trọng đòi hỏi sự kết hợp nhiều kỹ năng, từ sắp xếp công việc, quản lý thời gian đến kỹ năng tập trung và thực hiện đơn nhiệm. Dưới đây là các bước chi tiết giúp bạn làm chủ thời gian và tăng hiệu quả công việc một cách bền vững.
Rèn luyện kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý
Sắp xếp công việc đúng cách giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn và tập trung vào những nhiệm vụ có tác động lớn. Việc này đòi hỏi bạn phải:
- Viết ra hết những công việc cần làm.
- Phân loại theo mức độ ưu tiên (quan trọng, khẩn cấp, không khẩn cấp).
- Lên kế hoạch cụ thể cho từng ngày hoặc tuần.
Ví dụ: Thay vì chỉ làm việc dựa trên cảm hứng hoặc những yêu cầu gấp, bạn cần tập trung vào các nhiệm vụ có tác động lâu dài, như phát triển kỹ năng mới hoặc lập kế hoạch dự án.
Thực hành kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả
Quản lý thời gian là yếu tố cốt lõi giúp bạn kiểm soát khối lượng công việc mà không bị quá tải. Bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Phân bổ thời gian cho từng nhiệm vụ và đặt giới hạn cho từng phiên làm việc.
- Tải app Pomodoro để hẹn giờ làm việc trong 25 phút, nghỉ 5 phút.
- Lên lịch công việc quan trọng vào thời điểm tập trung cao nhất trong ngày.
Ví dụ: Bạn có thể dành buổi sáng để làm các công việc quan trọng và buổi chiều để xử lý những nhiệm vụ đơn giản hơn, như trả lời email.
Áp dụng Ma trận Eisenhower để ra quyết định
Ma trận Eisenhower giúp bạn phân loại công việc dựa trên 2 tiêu chí: khẩn cấp và quan trọng. Ma trận này có 4 phần:
- Quan trọng và khẩn cấp: Xử lý ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch để thực hiện.
- Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ.
Ví dụ: Khi áp dụng ma trận này, bạn sẽ biết cần dành thời gian cho việc lập kế hoạch chiến lược thay vì liên tục xử lý các công việc phát sinh hàng ngày.
Thực hành trạng thái Deep Work (Làm việc sâu)
Deep Work là khái niệm được Cal Newport giới thiệu, nhấn mạnh vào việc làm việc tập trung cao độ trong thời gian dài mà không bị gián đoạn. Điều này giúp bạn giải quyết các công việc phức tạp hiệu quả hơn. Để thực hành Deep Work, bạn cần:
- Tạo không gian làm việc không có phiền nhiễu.
- Chặn các thông báo từ điện thoại và email trong thời gian làm việc sâu.
- Đặt lịch cho các phiên làm việc sâu từ 1 đến 2 giờ mỗi ngày.
Ví dụ: Khi cần viết báo cáo quan trọng, bạn có thể dành 2 giờ buổi sáng để làm việc sâu, không bị gián đoạn bởi email hoặc tin nhắn.
Phát triển kỹ năng tập trung
Tập trung là kỹ năng cần rèn luyện để bạn không bị phân tán bởi các yếu tố bên ngoài. Dưới đây là một vài cách cải thiện khả năng tập trung:
- Thực hành thiền chánh niệm (mindfulness) để tăng khả năng chú ý.
- Giảm bớt các yếu tố gây xao nhãng trong môi trường làm việc.
- Thiết lập mục tiêu nhỏ và hoàn thành từng bước một.
Ví dụ: Khi làm việc, hãy tắt tất cả thông báo không cần thiết và chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong khoảng thời gian định sẵn.
Hiểu rõ về đa nhiệm (Multitasking)
Đa nhiệm là khi bạn thực hiện nhiều công việc cùng lúc. Mặc dù có thể tạo cảm giác bận rộn, nhưng nghiên cứu cho thấy đa nhiệm làm giảm hiệu quả và tăng tỷ lệ sai sót. Để tránh rơi vào bẫy này, hãy:
- Hạn chế tối đa làm nhiều việc hoặc bật nhiều tab (trên máy tính) cùng lúc.
- Chỉ thực hiện đa nhiệm khi các nhiệm vụ đơn giản (như nghe podcast khi dọn dẹp).
- Tập trung vào từng nhiệm vụ quan trọng để tối ưu chất lượng.
Ví dụ: Thay vì vừa trả lời email vừa họp trực tuyến, bạn nên hoàn thành từng việc một để tăng hiệu quả.
Thực hành đơn nhiệm (Monotasking)
Đơn nhiệm là phương pháp tập trung hoàn toàn vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Điều này giúp bạn:
- Tăng hiệu quả và giảm lỗi trong quá trình làm việc.
- Giải quyết công việc nhanh hơn và với chất lượng cao hơn.
- Giảm căng thẳng vì không phải chuyển đổi liên tục giữa các công việc.
Ví dụ: Khi bạn đang viết báo cáo, hãy tập trung viết cho đến khi hoàn thành thay vì kiểm tra email hoặc tin nhắn trong lúc làm việc.
Thách thức khi áp dụng Thói quen 3 – Ưu tiên điều quan trọng
Việc áp dụng Thói quen 3 – Ưu tiên điều quan trọng không hề dễ dàng, và người thực hành có thể gặp phải nhiều thách thức trên hành trình đạt được sự hiệu quả cao. Dưới đây là ba thách thức phổ biến mọi người thường gặp:
Khó phân biệt giữa việc khẩn cấp và quan trọng
Một trong những khó khăn lớn nhất khi áp dụng Thói quen 3 là phân biệt được giữa những nhiệm vụ khẩn cấp và nhiệm vụ quan trọng. Nhiều người dễ bị cuốn vào các công việc khẩn cấp nhưng thực tế không mang lại giá trị dài hạn. Điều này khiến họ cảm thấy bị áp lực và khó tập trung vào các mục tiêu thực sự cần thiết.
Áp lực từ các yếu tố bên ngoài
Khi áp dụng Thói quen 3, bạn có thể đối mặt với áp lực từ đồng nghiệp, cấp trên hoặc khách hàng, yêu cầu bạn phải xử lý ngay những công việc khẩn cấp, ngay cả khi chúng không quan trọng. Điều này có thể khiến bạn cảm thấy khó từ chối và phải làm việc ngoài giờ để hoàn thành những công việc thực sự quan trọng.
Thiếu kỷ luật cá nhân
Việc duy trì kỷ luật cá nhân để tập trung vào các hoạt động quan trọng nhưng không khẩn cấp là một thử thách. Thói quen này đòi hỏi sự kiên định và kiên nhẫn, nhưng nhiều người có thể dễ bị phân tâm bởi những công việc dễ hoàn thành hơn, mang lại cảm giác thỏa mãn tức thì.
Những thách thức như khó phân biệt giữa việc khẩn cấp và quan trọng, áp lực từ các yếu tố bên ngoài, và thiếu kỷ luật cá nhân khi áp dụng Thói quen 3 – Ưu tiên điều quan trọng có thể khiến nhiều người gặp khó khăn trong việc đạt được sự hiệu quả trong cuộc sống và công việc. Những vấn đề này không chỉ làm gián đoạn sự tập trung, mà còn gây căng thẳng và mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
Khóa học Awaken Your Power (AYP) – 7 Thói Quen Hiệu Quả của Nguyễn Hữu Trí sẽ cung cấp kiến thức 1 cách hệ thống và đồng hành cùng học viên thực hành và rèn luyện thói quen này trong môi trường thực tế. Với sự hướng dẫn từ các chuyên gia và những bài tập thực tiễn, học viên sẽ học được cách xác định đúng các ưu tiên, biết cách nói “Không” với những nhiệm vụ không quan trọng, và tăng cường kỷ luật cá nhân để có thể tập trung vào mục tiêu dài hạn.
Bạn sẽ từng bước đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, phát triển bản thân và sự nghiệp 1 cách toàn diện và bền vững hơn.
Đăng ký khóa học AYP – 7 Thói Quen Hiệu Quả để được hướng dẫn chi tiết và thực hành ngay trong cuộc sống thực tế. Bắt đầu hành trình thay đổi và phát triển bản thân, sự nghiệp 1 cách toàn diện và bền vững ngay hôm nay!
Chia sẻ:
