Là một nhà lãnh đạo, việc phân chia công việc hợp lý luôn là bài toán nan giải. Giao quá nhiều thì nhân viên dễ vượt quyền còn ôm đồm hết việc thì hiệu quả công việc lại đình trệ. Vậy làm thế nào để dung hòa hai yếu tố này, đảm bảo hiệu quả công việc mà vẫn quản lý tốt nhân viên?
Hôm nay, AYP sẽ mang đến cho bạn 5 bí quyết “vàng” để giao việc hiệu quả.
1. Giao việc đúng năng lực của nhân viên
Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên là chìa khóa để nhà quản lý phân công công việc hiệu quả. Hãy biến thế mạnh của họ thành lợi thế, giúp họ tỏa sáng và góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.
Giao việc đúng năng lực không chỉ giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn mang lại nhiều lợi ích khác:
- Tăng năng suất lao động: Khi được làm việc theo sở trường, hứng thú, nhân viên sẽ có động lực cao hơn, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm thiểu sai sót: Nắm vững chuyên môn giúp nhân viên hạn chế tối đa sai sót, lãng phí thời gian và nguồn lực.
- Nâng cao tinh thần làm việc: Được tin tưởng và giao phó trọng trách, nhân viên sẽ cảm thấy được ghi nhận, từ đó gắn bó và cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.
- Kích thích sự sáng tạo: Khi làm việc trong lĩnh vực yêu thích, nhân viên sẽ có nhiều ý tưởng sáng tạo mới mẻ, góp phần thúc đẩy sự phát triển chung của công ty.
2. Phân chia công việc rõ ràng khi giao việc
Ngoài việc giao việc đúng người đúng năng lực, quản lý cũng cần phải phân chia công việc rõ ràng và tường đạt cụ thể giúp nhân sự dễ đang nắm bắt được phần công việc được giao.
Nhà quản lý có thể sử dụng kết hợp văn bản và trao đổi trực tiếp để đảm bảo thông tin được truyền tải đầy đủ, chính xác.
Nhà quản lý cũng cần tạo môi trường cởi mở, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi, giải đáp thắc mắc để đảm bảo cấp dưới hiểu rõ yêu cầu công việc được giao.
Hãy luôn chủ động để hỏi nhân viên: “Em đã hiểu rõ yêu cầu này hay chưa và còn thắc mắc gì cần anh/chị giải đáp thêm hay không?”
Bên cạnh đó, quản lý cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận, tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ ý tưởng, đề xuất giải pháp, tăng cường sự gắn kết và hợp tác trong công việc đồng thời huyến khích tư duy sáng tạo, thúc đẩy tinh thần học hỏi, đổi mới, tìm ra giải pháp tối ưu cho từng trường hợp cụ thể.
3. Giám sát thường xuyên sau khi giao việc
Đảm bảo tiến độ công việc đúng hạn và ngăn ngừa lơ là, vượt quyền là trách nhiệm quan trọng của nhà quản lý sau khi đã hoàn thành công tác giao việc cho nhân viên.
Tuy nhiên, kiểm tra tiến độ không đồng nghĩa với “soi mói”, thay vì hỏi han lên tục, hãy đặt lịch theo dõi hợp lý, có thể là sau 3 ngày cho công việc 1 tuần.
Thay vì đặt câu hỏi “Đã xong chưa?”, hãy dùng “Tiến độ công việc đã đến đâu rồi em?” để tạo cảm giác thoải mái, tin tưởng. Tránh việc ảnh hưởng đến tâm lý của nhân viên.
4. Hỗ trợ khi nhân viên gặp khó khăn sau khi giao việc
Trong quá trình theo dõi tiến độ của công việc được giao, nếu có phát sinh những vấn đề, khó khắn ngoài khả năng giải quyết của nhân viên, nhà quản lý có trách nhiệm hỗ trợ và giúp họ gỡ rối. Để công việc có thể nhanh chóng quanh về đúng vận hành ban đầu.
Sếp luôn phải là sự hỗ trợ kịp thời khi nhân viên cần, sẵn sàng giải đáp thắc mắc, hướng dẫn giải quyết vấn đề chứ không chỉ giao việc xong rồi để nhân viên “tự bơi” trong công việc đó.
5. Uy nghiêm đúng lúc trong quá trình làm việc
Là nhà quản lý, bạn cần thể hiện uy nghiêm để khẳng định vị thế và đảm bảo trật tự trong công việc. Tuy nhiên, “uy nghiêm” không đồng nghĩa với “hách dịch” hay “gia trưởng”.
Quản lý vẫn cần duy trì thái độ thân thiện, tạo môi trường làm việc cởi mở, gần gũi giúp nhân viên thoải mái làm việc.
Nhưng ngay từ đầu nên xây dựng quy định rõ ràng và nghiêm túc xử lý khi nhân viên vi phạm, cần có thái độ nghiêm túc, xử lý công bằng để giúp nhân viên làm việc nghiêm túc, cam kết với công việc được giao.
6. Tạo dựng mối quan hệ với cấp dưới
Trên con đường sự nghiệp, mỗi nhà quản lý đều cần có những cộng sự đắc lực để cùng nhau chinh phục mục tiêu chung. Cấp dưới không chỉ là những người hỗ trợ hoàn thành công việc, mà còn là những đồng nghiệp, những người bạn đồng hành trên hành trình này.
Do đó hãy chủ động để tạo mối quan hệ tốt đẹp với cấp dưới như hỏi thăm, trò chuyện để giúp hai bên có thể thấu hiểu nhau hơn, phối hợp trong công việc cũng diễn ra nhịp nhàng hơn.
Bên cạnh đó, quản lý cũng nên thả lỏng để hòa đồng vào cuộc vui như dã ngoại, teambuilding. Chứng minh bạn là người sếp vui vẻ và tâm lý cũng là cách giúp các nhân viên dễ dàng và thích được làm việc cùng bạn hơn.
7. Làm gương
Chắc chắn với vị trí là người dẫn dắt, quản lý phải luôn làm gương để nhân viên noi theo. Ngoài việc giải thích cụ thể về mục đích cần đạt thì trước tiên quản lý cần làm mẫu để nhân viên học tập theo nếu muốn họ đi đúng hướng phát triển
Nhà quản lý phải cùng tham gia làm việc, cung cấp đầy đủ thông tin và giải đáp thắc mắc của nhân viên. Giúp nhân viên nhìn thấy được sự quan tâm của sếp trong công việc.
Giao việc cho nhân viên không chỉ đơn thuần là phân công nhiệm vụ, mà còn là thể hiện sự tin tưởng và cam kết hỗ trợ họ từ phía nhà quản lý.
Hãy biến việc giao việc thành cơ hội để cung cấp nguồn lực cần thiết, đảm bảo nhân viên được trang bị đầy đủ công cụ, thiết bị, thông tin và dữ liệu để hoàn thành tốt công việc.
Đó là 7 bí quyết trong quá trình giao việc sẽ giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà bất cứ quản lý nào cũng có thể áp dụng để tối ưu kết quả công việc cuối cùng của đội nhóm mình đang quản lý.
Nếu bạn muốn xem theo bí quyết để giao việc đúng cách, có thể xem ngay tại đây:
Áp dụng ngay vào công việc của bạn và chờ xem kết quả nhé!
Chia sẻ:
