6 Lý do khiến bạn nói chuyện lan man, dài dòng, thiếu logic
Bài viết sẽ tổng hợp 6 lý do khiến cho bạn nói chuyện lan man, dài dòng và giải pháp để vượt qua cụ thể cho từng trường hợp.
Lý do #1: Bạn không hiểu về nhu cầu của khán giả
Đây là lý do phổ biến khiến cho bạn dễ bị nói chuyện lan man, dài dòng. Khi không biết đối tượng khán giả là ai, họ cần nghe điều gì, bạn sẽ có xu hướng nói tất cả và nói rất nhiều những thứ mình biết về chủ đề đó.
Ví dụ, một nhân viên bị lan man, dài dòng khi báo cáo công việc với Sếp sẽ giống như vậy:
Nếu bạn cũng nhìn thấy hình ảnh của mình trong câu chuyện phía trên, và nó đã lặp lại không chỉ một lần, mà lặp lại rất nhiều lần. Rất có thể đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải thay đổi. Bởi vì nếu như không cải thiện được kỹ năng giao tiếp trong công việc, cấp trên sẽ không thể đánh giá cao và tin tưởng giao thêm nhiều trách nhiệm cho bạn được.
Xác định nhu cầu của người nghe
Trong tình huống trên, Sếp yêu cầu báo cáo KẾT QUẢ công việc, nên thứ cần nêu ra đầu tiên không phải quá trình thực hiện công việc, mà phải nêu ra kết quả thực tế của công việc trước. Sau đó, nếu cần biết kết quả đó có ý nghĩa gì, Sếp sẽ hỏi thêm.
Có một công thức cụ thể để bạn chia sẻ đầy đủ, ngắn gọn khi báo cáo công việc.
Công thức “ĐÃ – ĐANG – SẼ”
- Đã làm gì? (Kết quả)
- Đang làm gì? (Quá trình)
- Sẽ làm gì? (Kế hoạch tiếp theo)
Bạn có thể chia sẻ giống như sau:
Chỉ cần trả lời mỗi vế ngắn gọn, đủ thông tin như vậy, đã có thể giúp bạn hạn chế rất nhiều tình huống giao tiếp căng thẳng, và dần dần sẽ được đánh giá cao trong công việc hơn.
Lý do #2: Gian gian, díu díu, mập mờ
Có một ví dụ giúp bạn hình dung dễ hơn về lý do này. Trong bối cảnh công việc, sếp giao một công việc và vì một lý do nào đó bạn quên làm, dẫn tới tiến độ công việc bị chậm trễ:
Đôi khi, vì sợ bị Sếp khiển trách hoặc phê bình, nên chúng ta có xu hướng sẽ giải thích nhiều hơn mức cần thiết, từ đó dẫn tới tình huống nói chuyện lan man. Nhưng điều đó lại không hiệu quả.
Nguyên tắc “CÓ NÓI CÓ, KHÔNG NÓI KHÔNG”
Hãy xác định và chắc chắn với bản thân rằng,
- “Chưa hoàn thành là chưa hoàn thành”
- “Chưa hoàn thành là không giải thích dài dòng”
- “Có làm thì cứ nói là có làm”
Hãy thẳng thắn và chân thành chia sẻ ra sự thật giống như vậy:
Đôi khi việc thẳng thắn thừa nhận những lỗi sai, mà không cố nói chuyện lan man lại là cách để bạn ghi điểm trong mắt Sếp và đồng nghiệp xung quanh, vì điều đó thể hiện bạn là người chân thành, thẳng thắn, và cầu tiến.
Lý do #3: Bạn không hiểu đủ sâu thứ mình đang nói
Khi bạn nói về một chủ đề nào đó mà không sự chắc chắn, trải nghiệm, bạn sẽ rất dễ rơi vào tình huống nói chuyện lan man, dài dòng.
Ví dụ, khi bạn cần chia sẻ về một chủ đề A với cả công ty. Vì không hiểu sâu về thứ mình đang nói, nên bạn nói chuyện lan man, rất dài dòng, khiến cho người nghe cảm thấy bối rối, và mất sự tập trung.
Nguyên tắc “Biết 10 mới nói được 7”
Trước khi biết giải pháp để nói như thế nào, bạn cần biết nguyên tắc “Biết 10 mới nói được 7” – Bạn không thể nói nhiều hơn về thứ mình không biết, nên đừng cố. Sau khi hiểu được nguyên tắc này, hãy áp dụng 2 giải pháp tiếp theo.
Trò chuyện với người giỏi hơn mình
Những người giỏi hơn có thể góp ý và chia sẻ cho bạn nhiều góc nhìn khác nhau mà đôi khi chỉ tự nghiên cứu một mình thì bạn sẽ không thể tự nhận ra. Đôi khi, họ không chỉ đưa cho mình định hướng, góc nhìn mà còn là câu hỏi – Thứ giúp bạn hiểu sâu hơn về kiến thức mà mình sắp chia sẻ.
Quản trị mong đợi
Để tránh nói chuyện lan man, trước khi bắt đầu buổi chia sẻ, bạn có thể chuẩn bị một phần chia sẻ ngắn để quản trị mong đợi của khán giả về chủ đề sắp tới:
Chia sẻ được điều này một cách thẳng thắn và rõ ràng, bạn sẽ giảm bớt được phần lớn những áp lực không đáng có và có thể tự tin hơn chia sẻ bài nói của mình.
Lý do #4: Bạn biết quá nhiều thông tin
Có #2 lý do vì sao biết quá nhiều sẽ khiến bạn nói chuyện lan man, dài dòng, khó hiểu.
Một, khi bản thân say mê với một chủ đề nào đó, mình sẽ dễ mặc định người nghe cũng có say mê tương tự. Nên mình thường đi thẳng vào chi tiết và nói tất cả mọi thứ mình biết về chủ đề đó. Dẫn tới khán giả dễ rơi vào trạng thái khó hiểu.
Hai, khi bản thân biết quá nhiều, mình thường dùng thuật ngữ chuyên ngành (jargon) – Những từ chỉ có người trong ngành mới hiểu rõ. Người ngoài ngành không thể nào hiểu được.
Khó khăn này rất hay thấy ở những bạn làm công việc về chuyên môn, kỹ thuật. Mình chỉ muốn nói thứ mình muốn nói/ thích nói, nhưng chưa để ý tới người nghe đang như thế nào.
Trong trường hợp này, 1 nguyên tắc rất cơ bản bạn có thể áp dụng là: Xác định nhu cầu của khán giả.
Xác định nhu cầu của khán giả
Giả sử, bạn là một nhân viên phục vụ trong nhà hàng.
Khách hàng hỏi, “Ở quán mình có món nào ngon vậy em?”
Đừng liệt kê chi tiết tất cả các món trong menu, sẽ rất mất thời gian và mệt mỏi. Thay vào đó, hãy… HỎI khách hàng (người nghe).
- Anh/ chị muốn ăn món Âu hay món Á?
- Anh/ chị muốn ăn món nước hay món khô?
- Anh/ chị có yêu cầu đặc biệt gì cho món ăn không?
- Anh/ chị có muốn thử món Best Seller nhất của quán không ạ?
Hãy đặt câu hỏi trước để có được sự thấu hiểu về khán giả, khi đó bạn sẽ biết được mình cần chia sẻ thông tin nào là hữu ích cho họ.
Dưới đây là 4 câu hỏi gợi ý bạn có thể áp dụng cho tình huống riêng của mình
- Họ biết điều gì và không biết điều gì?
- Chủ đề họ muốn nghe/ không muốn nghe là gì
- Họ đang gặp những khó khăn nào trong chủ đề này?
Khi xác định được những thông tin này, bạn sẽ xác định được cái gì nên nói và không nên nói, đó là lúc bạn sẽ rất dễ có được ấn tượng tốt từ khán giả và được đánh giá “Bạn này nói chuyện dễ hiểu ghê”, “Bạn này tâm lý quá, nói đúng thứ mình cần”
Lý do #5: Bạn không có kỹ năng để sắp xếp nội dung nói
Nếu bạn đã nghiên cứu rất kỹ về đối tượng khán giả:
- Biết mình cần nói gì (kiến thức, hiểu bản thân)
- Biết người nghe cần gì (hiểu người nghe)
Nhưng lại không biết cách sắp xếp nội dung, cái gì nói trước, cái gì nói sau, người khác cũng không thể nào hiểu ý của bạn trọn vẹn.
Đối với lý do này, thứ bạn thiếu là Công thức.
6 công thức nói gì khi không có gì để nói
Tham khảo video của anh Huỳnh Duy Khương chia sẻ về 6 công thức để sắp xếp nội dung một cách logic và rõ ràng để đảm bảo người nghe hiểu được những thứ bạn muốn nói. Xem thêm tại đây.
Lý do #6: Bạn là người ít giao tiếp
Nếu là người ít giao tiếp, bạn có thể gặp khó khăn trong việc diễn đạt suy nghĩ của mình rõ ràng và trôi chảy. Khi không thường xuyên nói chuyện với người khác, bạn sẽ dễ thiếu đi sự tự tin và vốn từ vựng cần thiết để truyền đạt thông tin hiệu quả.
Với lý do này, anh Huỳnh Duy Khương có chia sẻ: “Điều này đúng với những bạn làm việc chuyên môn, công việc không cần phải giao tiếp nhiều. Việc ít giao tiếp dần biến thành thói quen làm cho mình trở nên lười giao tiếp”
Chính thái độ sẽ dẫn tới cách nói chuyện lan man, cục súc, cụt ngủn với mọi người xung quanh. Với những người đồng nghiệp dễ tính, họ có thể thông cảm và cho qua.
Tuy nhiên, nếu trao đổi với Sếp, họ sẽ rất dễ đặt nhiều câu hỏi để phản biện và chất vấn. Họ càng hỏi nhiều bao nhiêu, bạn càng dễ rối bấy nhiêu và đôi khi sẽ nói ra những điều mà bản thân bạn cũng cảm thấy vô nghĩa. Đó chính là một sự lan man, dài dòng, lòng vòng, lạc hướng TOÀN DIỆN.
Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống đó chưa?
Đôi khi khó khăn trong giao tiếp này cũng tới từ tư duy “Mình không có khiếu ăn nói và giao tiếp bẩm sinh giỏi như những người khác”, sau đó tiếp tục quay về thói quen thông thường – Tập trung vào công việc chuyên môn.
Giao tiếp là yêu cầu tối thiểu trong công việc
Giao tiếp là thứ không phải có hay không cũng được. Nó là thứ cần phải có trong công việc. Nếu bạn chưa làm giỏi về chuyên môn, những người xung quanh sẽ tạm bỏ qua chuyện đó. Nhưng nếu mình đã đi làm 2, 3 năm rồi, nhưng không kết nối được với ai hết, chắc chắn đó là thứ sẽ không thể nào bỏ qua hết.
Hoặc thậm chí khi công ty đang gặp rất nhiều khó khăn, như biến động từ thị trường, suy thoái kinh tế,… và ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả của doanh nghiệp. Đó là lúc kiến thức phải được cập nhật liên tục, đòi hỏi giao tiếp, trao đổi liên tục để gắn kết với nhau thì mới đối diện và xử lý được những tác động bên ngoài.
Đó là lúc rất cần Kỹ năng giao tiếp.
Bạn có nhìn thấy chuyện đó hay không?
Workshop miễn phí Public Speaking
Nếu câu trả lời là có, nhưng bạn lại không biết bắt đầu từ đâu thì có thể tham gia Workshop miễn phí Public Speaking – 5 Bí Mật Giúp Bạn Vượt Qua Sự Tự Ti, Rụt Rè, Nhút Nhát Của Anh Huỳnh Duy Khương.
Trong buổi Workshop này, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước vượt qua những niềm tin tiêu cực trong giao tiếp để vượt qua sự rụt rè, tự ti, nhút nhát, từ đó dũng cảm quay về đối diện với công việc hiện tại với trạng thái tự tin và dũng cảm hơn.
Lời kết
Và đó là 6 lý do khiến bạn nói chuyện lan man, dài dòng, thiếu logic. Dưới đây là nội dung tổng kết ý chính để bạn dễ nhớ và hệ thống thông tin dễ dàng hơn sau bài viết này:
1. Xác định nhu cầu khán giả: Xác định ai là người nghe, họ cần gì, từ đó điều chỉnh nội dung và cách truyền đạt cho phù hợp.
2. Trình bày ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề: Nêu trọng tâm, tránh nói chuyện lan man, dài dòng. Sử dụng công thức “ĐÃ – ĐANG – SẼ” khi báo cáo công việc.
3. Thành thật và chân thành: Thẳng thắn thừa nhận sai sót thay vì nói dối hay che đậy.
4. Nắm vững kiến thức: Hiểu rõ chủ đề trước khi chia sẻ để tránh nói chuyện lan man, thiếu logic (và nhớ quản trị mong đợi).
5. Trang bị công thức để giao tiếp: Sử dụng 6 công thức nói chuyện hiệu quả được chia sẻ chi tiết bởi anh Huỳnh Duy Khương.
6. Giao tiếp là kỹ năng: Bất kỳ ai cũng có thể rèn luyện và cải thiện kỹ năng giao tiếp. Hãy kiên trì và tin tưởng vào bản thân.
Bài viết này đã chỉ ra 6 lý do phổ biến khiến bạn nói chuyện lan man, dài dòng, thiếu logic và hướng dẫn giải pháp chi tiết để khắc phục cho từng trường hợp. Áp dụng những chia sẻ này vào trong công việc, cuộc sống của bạn để từ đó cải thiện được kết quả trong công việc, cuộc sống.
Chia sẻ:
